او افزود: انتشار کتاب باید از ابتدای سال ۹۸ تا پایان اردیبهشت ۱۴۰۰ باشد و ارسال دو جلد از کتاب به دبیرخانه در زمینه آثار ترجمه شده و ارسال نسخه‌ای از متن زبان اصلی الزامی است و کتاب‌های الکترونیکی ارسال شده به دبیرخانه باید دارای مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و دارای هولوگرام باشد.
سهرابی با بیان اینکه مهلت ارسال آثار تا پایان شهریورماه ۱۴۰۰ است و آئین پایانی در پاییز ۱۴۰۰ برگزار می‌گردد و تاریخ دقیق نیز در اخبار بعدی اطلاع رسانی خواهد شد، گفت: بر اساس این فراخوان ناشران می‌توانند آثار منتشر شده خود را در زمینه‌های مذکور به همراه فرم ثبت نام به دبیرخانه ارسال کنند و در آئین اختتامیه از ناشرانی که اهتمام جدی در نشر آثار فارس پژوهی داشته و بر اساس ملاک‌های دبیرخانه بهترین شکل مشارکت را در دومین دوره جایزه کتاب سال فارس داشته باشند، تکریم خواهد شد.
او یادآور شد: نویسندگان. پژوهشگران، شاعران و ناشران و مؤلفان می‌توانند دو نسخه از اثر خود را به همراه فرم ثبت نام به دبیرخانه دومین دوره جایزه کتاب سال فارس ارسال کنند.